ジョブカンワークフローのお知らせ

80%以上がハンコ・紙での申請・承認作業が課題と回答。テレワーク推奨から1ヶ月。ジョブカン導入企業の現状を調査

80%以上がハンコ・紙での申請・承認作業が課題と回答。テレワーク推奨から1ヶ月。ジョブカン導入企業の現状を調査

株式会社Donuts(東京都渋谷区、代表取締役:西村啓成、以下当社)は、開発するクラウドシステム「ジョブカン」のジョブカンワークフロー・経費精算を導入中の企業様を対象に申請や承認に関する調査を実施しました。約80%が自宅/社外からの経費精算などの申請承認業務と、承認状況の把握でワークフロー・経費精算を活用。書類・押印のために出社する必要がなく(約61%)、承認者の所在を確認する手間もかからない(約59%)点が便利だと回答しました。


政府からテレワークや時差出勤の推奨が発表され1ヶ月が経過しました。各企業で新たな働き方の導入が進む一方で、「ハンコを押すために出社している」などの課題も明らかになっています。そこで、ジョブカンワークフロー・経費精算を導入中の企業様に、現在の状況について伺う調査を実施しました。

その結果、ワークフロー・経費精算導入前は、約80%以上が稟議や経費精算を紙・ハンコを使用して実施。承認状況をリアルタイムに把握できない(約58%)・社外から申請や承認ができない(約53%)・承認までに時間がかかる(約51%)ことなどが課題だったとわかりました。

また、回答いただいた企業様の約70%以上が現在テレワーク・時差出勤・フレックスタイム制などを取り入れており、そのうち約80%の方が、自宅/社外から経費精算などの申請承認業務と、承認状況の把握でジョブカンを活用くださっています。

さらに、書類・押印のために出社する必要がなく(約61%)、承認者の所在を確認する手間もかからない(約59%)点が便利だという回答もありました。

テレワークなどを実施する中で最も活用しているサービスは、勤怠管理システム、オンラインミーティングシステム、チャットツールでした(ともに約61%)。次いでワークフロー(約45%)・経費精算システム(約38%)があげられていました。

今後さらにテレワークが浸透し、「いかに自宅で快適に仕事に取り組むか」に関心が高まると考えられます。ジョブカンもテレワーク浸透の一端を担うべく、5月31日までにご契約の企業様に向け全サービスを無償で提供する「テレワーク支援対策プラン」を実施しています。また、スマートフォンにも対応しているため、パソコンを触れないタイミングや、手の空いた少しの時間でも作業が可能です。
ジョブカンは引き続き、会社でも自宅でも同じ環境で業務を実施できるシステムを目指し、機能開発に取り組んでまいります。



【調査結果概要】

■ワークフロー・経費精算システム導入前は80%以上が稟議や経費精算を紙・ハンコを使用して実施していました。



■ワークフロー・経費精算システム導入前の課題は、「承認状況をリアルタイムに把握できない」(約58%)、「社外から申請・承認できない」(約53%)、「承認までに時間がかかる」(約51%)などが高い割合で回答されました。



■ワークフロー・経費精算システムを導入いただいている企業様の70%以上がテレワーク・時差出勤・フレックスタイム制を取り入れています。
個別に導入企業様にヒアリングしたところ、「現状テレワークなどは全社導入できていないものの、ワークフロー・経費精算システムやHangouts Meet整備中。より遠隔で働きやすい環境を作り上げていく予定。」、「パソコン遠隔操作ソフト、ファイル管理システム、ワークフロー・経費精算システムをテスト運用しテレワークの準備をしている。テスト中ではあるもののスタッフ全員が資料を回覧できるフローを作ることができた」といったお声をいただきました。



■テレワークなどを実施する中でワークフロー・経費精算システムを、約80%の企業様が自宅/社外からの経費精算などの申請承認業務と、承認状況の把握で活用くださっています。
また、書類・押印のために出社する必要がなく(約61%)、承認者の所在を確認する手間もかからない(約59%)点が便利だという回答もありました。



■テレワークなどを実施する中で最も活用しているサービスは、勤怠管理システム、オンラインミーティングシステム、チャットツールでした(ともに約61%)。基盤となる従業員の管理と、社内・クライアントとのコミュニケーションをつかさどるサービスが積極的に活用されていることがわかります。
特にコミュニケーションツールについては「日常の気軽なコミュニケーションを維持するため」や「離れた場所でのコミュニケーションが円滑に行えることが最重要なため」といった理由から活用されているようでした。
次いでワークフロー(約45%)・経費精算システム(約38%)があげられていました。



【導入企業様からのコメント】

柔軟な働き方を実現するために積極的にツールを活用するディップ株式会社様からは以下のコメントをいただきました。(導入事例URL:https://wf.jobcan.ne.jp/case/case22/
弊社ではテレワーク/リモートワーク、時差通勤、フレックスタイム制を導入しています。今年は400名ほどの新入社員研修も、ビデオ会議を活用しながら各部署フルリモートで行っています。直近は90%以上の社員がフルリモートで勤務しています。
営業活動についてもZoomなどのオンラインシステムや電話を中心に実施しています。テレワーク時にはジョブカンでの経費精算・社内稟議・購買への購入依頼申請はもちろん、内製CRMスマホアプリ、Hangout、Zoom、Slack、Backlog、Toasterといったツールを運用しています。
リモートワークをせざるを得ない状況下でも、これらのツールを活用することで、社内業務が滞らず実施できています。今後もクラウド、SaaS製品の活用を推し進めていく予定です。(商品開発本部 次世代事業統括部 dipRobotics 西野様)



【テレワーク支援対策プラン概要】

■内容:期間中のジョブカンシリーズ新規契約社に、サービスを開始後1ヶ月間無償で提供
※創業3年未満の企業は「起業支援プログラム」が適用されるため1年間無償
■期間:~5月31日
■対象サービス:ジョブカン全シリーズ(勤怠管理、ワークフロー、経費精算、労務管理、給与計算、採用管理)


【テレワーク時のジョブカンワークフロー・経費精算活用法】

・ワークフロー:
https://all.jobcan.ne.jp/info/column/1764/
・経費精算:
https://all.jobcan.ne.jp/info/column/1771/



■「ジョブカンワークフロー」について

これまで保管や検索が大変だった紙の稟議書・申請書をペーパーレス化するワークフローシステムです。承認経路や、自社独自申請書の登録も簡単に設定可能。IPOにも対応しています。管理者・承認者・申請者の業務負担を軽減し、組織の意思決定の高速化に貢献します。
・公式サイト:https://wf.jobcan.ne.jp/



■「ジョブカン経費精算」について

「ジョブカン経費精算」は、経理部門向けのクラウドサービスです。複雑な経費精算業務をシンプルな画面で簡単に処理します。乗換案内との連携や、申請金額の上限設定といったミスを未然に防ぐ機能を多数搭載。申請内容をもとに仕訳データ・FBデータを自動生成するため、振込の手間も削減できます。スマートフォンに対応しているためいつでも、どこでも申請・承認が行えます。
・公式サイト:https://ex.jobcan.ne.jp/



■株式会社Donuts概要

・所在地  :東京都渋谷区代々木2-2-1 小田急サザンタワー8階
・代表者  :代表取締役 西村啓成
・設立   :2007年2月5日
・事業内容 :クラウドサービス事業、モバイルゲーム事業、WEBサービス事業
・企業サイト:https://www.donuts.ne.jp/